Over onbetaalde facturen en incasso bestaan veel misverstanden. Zo zijn veel ondernemers onterecht in de veronderstelling dat niet-betalende klanten een risico zijn dat bij het ondernemerschap hoort. Door anders tegen het debiteurenbeheer aan te kijken voorkomt u problemen met wanbetalers én beperkt u de bedrijfsrisico’s. We hebben de 5 meest voorkomende denkfouten over niet-betalende klanten voor u op een rij gezet.
Denkfout 1: ‘Elke klant is welkom’
Ondernemers zijn veel te snel geneigd er blind op te vertrouwen dat het wel goed komt met een nieuwe klant en een factuur. Helemaal als de klant een bekende is. Ze nemen opdrachten aan zonder eerst te checken of de klant wel in staat is om de rekening te betalen, zeker bij een bekende blijft het lastig om hiernaar te vragen. Toch is het altijd verstandig om een klant vooraf te toetsen op kredietwaardigheid. Nagaan of hij wel is wie hij zegt te zijn en of hij de factuur straks kan betalen, heeft niets met wantrouwen te maken maar alles met slim en efficiënt zaken doen.
Denkfout 2: ’Mondelinge afspraken zijn voldoende’
In de praktijk maken veel ondernemers alleen mondeling afspraken met klanten. Ze gaan er vanuit dat deze wel voldoende zijn, maar vergeten bijvoorbeeld afspraken te maken over wat het tarief is voor onverwachte, bijkomende werkzaamheden of bijvoorbeeld bij vertraging van een project. Dat leidt vaak tot discussies en disputen. Komt u er niet samen uit en weigert de klant te betalen? Dan heeft u als ondernemer zonder schriftelijke afspraken juridisch geen poot om op te staan. Leg de afspraken vast, via een contract of desnoods per e-mail: dat geeft meer rust en zekerheid.
Denkfout 3: ‘Eerder factureren kost mij klanten’
Het is aan te raden om direct na levering van een product of dienst te factureren. Het liefst dezelfde dag nog. En hanteer een strikte betalingstermijn. Met snel factureren kunt u direct starten, maar het is niet realistisch om ineens van een ruime naar een strikte betalingstermijn te gaan. Door het stap voor stap te doen, kunt u het debiteurentraject anders inrichten zonder de klant uit het oog te verliezen. Bovendien is elke dag dat een factuur minder lang openstaat al pure winst voor uw bedrijf.
Denkfout 4: ‘Te laat of niet-betalende klanten horen bij ondernemen’
De gevolgen van oplopende betaalachterstanden kunnen enorm zijn. Ondernemers die te maken hebben met wanbetalers schrijven bedragen af tot duizenden euro’s per maand. Hierdoor kunnen ze uiteindelijk in de financiële problemen komen en zelfs failliet gaan. Accepteer niet-betalende klanten dus niet zomaar. Door het debiteurentraject goed in te richten en strikt uit te voeren kunt u problemen met wanbetalers voorkomen.
Denkfout 5: ’Een klant die ik dwing te betalen raak ik kwijt’
Doorgaans willen ondernemers hun klanten niet pushen om te betalen uit angst ze te verliezen. Ze verkopen een product of leveren een dienst en wachten dan rustig tot klanten betalen. Dat kan soms maanden duren. Al die openstaande facturen kosten rente, waardoor winst en werkkapitaal blijven liggen. En uiteindelijk is er een kans dat een klant helemaal niet betaalt. Wacht dus niet eindeloos, maar zit er bovenop. Met de juiste aanpak hoeft dat geen klanten te kosten. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van een overzicht met openstaande facturen, een herinnering, een aanmaning afgewisseld met een telefoontje maar blijf vooral contact houden met uw klant of relatie, dan kunnen verrassingen eerder getackeld worden. Bel uw klant en informeer naar de oorzaak van het niet betalen van de factuur. Zo kunt u eventuele problemen achterhalen en die samen oplossen.
Vragen?
Heeft u vragen over dit artikel? Wilt u meer weten kredietmanagement? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag!
Publicatiedatum: 19 augustus 2021